BPO & TPA
Business Process Outsourcing e Third Party Administration
BPO & TPA
Con entusiasmo, PACEINGEGNERIA SRL presenta il proprio progetto, concepito per supportare i Comuni nell’adozione di un modello amministrativo orientato a ridurre significativamente i costi economici legati ai sinistri e a garantire un controllo efficace sui rischi che li generano, ottimizzando nel contempo i tempi amministrativi.
Con sede principale a Vicenza, la Società ha sviluppato un network specializzato nella gestione dei sinistri. L’approfondita conoscenza dei mercati locali, combinata con l’accurata definizione dei programmi ed il coordinamento su scala internazionale, consente a PACEINGEGNERIA di offrire un supporto di alto livello ad aziende di ogni settore e dimensione, in qualsiasi parte del mondo.
Servizi offerti
Le principali attività includono:
- Gestione dei sinistri e pre-liquidazione degli eventi avversi
- Servizi per il settore Automotive
- Gestione del portafoglio sinistri CVT e RCA
- Gestione del processo di riparazione veicoli
I clienti
PACEINGEGNERIA garantisce un servizio di eccellenza a diversi tipi di Clienti, tra cui:
- Grandi imprese multinazionali (italiane ed estere)
- Principali istituzioni finanziarie
- Enti pubblici e privati
Global Risk Consulting
- Un’ampia e integrata gamma di servizi di Risk Assessment, Management e Financing.
- Percorsi formativi online (e-learning e web-conferencing), con corsi erogati tramite la piattaforma digitale PACEINGEGNERIA, su tematiche assicurative e di interesse per il settore pubblico.
- Team dedicato al servizio.
- Nel caso di incarico per l’assistenza nella gestione sinistri, PACEINGEGNERIA metterà a disposizione un team dedicato, composto da 3 professionisti altamente qualificati. Questo gruppo di lavoro, specificamente formato per le esigenze dell’Ente, si avvale di competenze specialistiche acquisite attraverso corsi periodici di aggiornamento tecnico-assicurativo e su aspetti procedurali e amministrativi peculiari del settore pubblico.
Competenze
Figura chiave nel coordinamento direzionale e nella supervisione delle attività del Team, il Dott. Ing. Domenico Maria Pace si distingue per la sua vasta esperienza nel Risk Management e per competenze eccellenti nella gestione dei sinistri e nell’ingegneria forense. La sua approfondita conoscenza delle problematiche connesse alla gestione dei sinistri RCT delle Amministrazioni Pubbliche gli consente di integrare competenze giuridiche e strutturali specifiche del settore pubblico con una solida expertise tecnica in ambito assicurativo.
Assistenza continua
Saranno forniti i contatti diretti di tutte le risorse dedicate al servizio, garantendo un dialogo immediato e costante. Inoltre, sarà disponibile un indirizzo PEC per le comunicazioni ufficiali.
Reperibilità
Il team sarà a disposizione dal lunedì al venerdì, dalle ore 9:30 alle 17:30, ai recapiti che verranno comunicati al momento del conferimento dell’incarico.
Network Peritale
PACEINGEGNERIA dispone di una rete di periti qualificati e diffusa su tutto il territorio nazionale, selezionata con cura per rispondere alle specifiche esigenze dei propri clienti.
La rete comprende:
- Periti RCA e Rami Elementari
- Accertatori e investigatori
- Medici legali di comprovata esperienza
PACEINGEGNERIA garantisce interventi tempestivi sul luogo del sinistro, con tempi di risposta compresi tra 24 e 48 ore. Gli incarichi vengono gestiti entro finestre temporali definite, assicurando:
- Un elevato livello di soddisfazione per i danneggiati e i loro legali
- La prevenzione di costi aggiuntivi e l’aumento dei reclami
- Contact Center e gestione dei rapporti con i terzi danneggiati
Adotta un approccio metodico e strutturato nella gestione dei rapporti con i terzi danneggiati, avvalendosi di un servizio di Contact Center dedicato. Questo consente una comunicazione diretta ed efficace, migliorando la qualità del servizio e facilitando la risoluzione delle controversie in tempi rapidi.
Metodologia operativa
Sulla base dell’esperienza acquisita, PACEINGEGNERIA ha conseguito significativi risultati, tra cui:
- Riduzione rilevante dei costi di gestione.
- Ottimizzazione dei tempi per l’istruzione, valutazione e definizione delle richieste.
- Diminuzione del contenzioso risarcitorio.
- Miglioramento dell’immagine istituzionale dell’Ente verso i cittadini.
Apertura e Istruzione della Pratica
Il processo inizia con la ricezione della richiesta di risarcimento da parte del Comune. L’Ente potrà trasmettere la denuncia di sinistro via e-mail o PEC, secondo le modalità preferite.
In caso di richieste danni indirizzate direttamente a PACEINGEGNERIA, questa provvederà ad informare tempestivamente l’Ente per le necessarie valutazioni di competenza, poiché non è autorizzata a gestire eventi non preventivamente segnalati dal Comune.
Attività Entro 3 Giorni Lavorativi
Apertura del Sinistro:
- Registrazione della posizione sul sistema gestionale.
- Comunicazione al Terzo Danneggiato: Invio di una lettera di riscontro e presa in carico, corredata dell’informativa Privacy.
- Richiesta di Documentazione: Al reclamante potrebbero essere richiesti:
- Relazioni tecniche di parte
- Dichiarazioni testimoniali
- Materiale fotografico
- Fatture e/o preventivi di riparazione
- Documentazione medica relativa al percorso clinico
- Richiesta Integrativa all’Ente
Se, durante l’istruttoria preliminare, emergesse la necessità di un accertamento urgente sullo stato dei luoghi, PACEINGEGNERIA provvederà ad organizzare un sopralluogo con personale qualificato.
Gestione del Sinistro: Accertamenti e stima dei danni
PACEINGEGNERIA si avvarrà di periti qualificati per l’accertamento e la valutazione dei danni, nonché di medici e consulenti legali per la determinazione dei danni relativi a lesioni personali, garantendo un’istruttoria completa e accurata. Una volta ricevute le risposte alle richieste inviate e analizzata tutta la documentazione, verrà eventualmente aggiornata la riserva inizialmente prevista.
Redazione della relazione analitica
Al termine dell’istruttoria, verrà predisposta una relazione analitica, che sarà inclusa nel fascicolo del sinistro. La scheda riepilogativa del caso conterrà i seguenti elementi essenziali:
- Soggetti coinvolti.
- Descrizione dettagliata dell’evento.
- Tipologia dei danni subiti.
- Verifica del nesso di causalità materiale tra l’evento e le conseguenze riportate.
- Responsabilità dell’Ente ed eventuale coinvolgimento di terze parti.
- Quantificazione del danno.
Questa scheda riepilogativa consentirà all’Ente di effettuare una valutazione completa del sinistro, sia dal punto di vista giuridico sia fattuale, agevolando l’identificazione chiara di tutti gli elementi costitutivi dell’illecito civile e delle relative prove, al fine di semplificare e accelerare il processo decisionale per la definizione del sinistro.
Gestione delle Pratiche: Trattazione e Liquidazione
Previa autorizzazione scritta da parte del Comune, PACEINGEGNERIA contatterà la controparte per sottoporre una proposta di liquidazione. Nel caso in cui la proposta venga accettata, saranno predisposti e inviati alla controparte gli atti di transazione e quietanza, utilizzando modelli concordati in anticipo con l’Ente.
Una volta ricevuti gli atti firmati, ne verrà verificata la regolarità e completezza. Successivamente, la documentazione sarà trasmessa al Comune insieme a una comunicazione dedicata, affinché si possa procedere al pagamento.
Identificazione della Responsabilità di Terzi
Se dalla documentazione raccolta emergessero prove che indicano la responsabilità di terzi, pubblici o privati, nella causazione del sinistro, PACEINGEGNERIA provvederà a respingere la richiesta di risarcimento, invitando il danneggiato o il suo rappresentante legale a rivolgersi al soggetto terzo responsabile. Saranno forniti tutti i riferimenti utili per indirizzare correttamente l’istanza di risarcimento.
Gestione delle pratiche superiori alla SIR e borderline
Nel caso in cui, durante la valutazione preliminare o al termine dell’istruttoria, emerga che l’entità del danno supera la SIR (Self-Insured Retention), l’intero fascicolo, corredato della relazione analitica sul danno, sarà trasmesso alla Compagnia Assicurativa tramite PEC, con contestuale notifica al Comune. Le pratiche con importi prossimi alla soglia della SIR saranno segnalate preventivamente alla Compagnia e/o al Broker, a titolo cautelativo.
Negoziazione assistita, mediazione e citazione in giudizio
Nel caso in cui, durante la valutazione preliminare o al termine dell’istruttoria, emerga che l’entità del danno supera la SIR (Self-Insured Retention), l’intero fascicolo, corredato della relazione analitica sul danno, sarà trasmesso alla Compagnia Assicurativa tramite PEC, con contestuale notifica al Comune. Le pratiche con importi prossimi alla soglia della SIR saranno segnalate preventivamente alla Compagnia e/o al Broker, a titolo cautelativo.
PACEINGEGNERIA offrirà supporto all’Ente o al suo legale fiduciario esterno in caso di:
- Richieste di stipula di convenzioni di negoziazione assistita (ex D.L. 12/09/2014, n. 132).
- Procedimenti di media-conciliazione.
- Atti di citazione in giudizio.
Se tali richieste riguardano sinistri con danni superiori alla SIR, PACEINGEGNERIA trasmetterà alla Compagnia Assicurativa tutta la documentazione raccolta e le risultanze dell’istruttoria, notificando contestualmente il Comune e il Broker assicurativo.
In caso di azioni legali da parte della controparte, PACEINGEGNERIA, avvalendosi del proprio network di legali convenzionati, potrà, su incarico dell’Ente, fornire assistenza al Comune durante il contenzioso.
Servizio di Customer Care e Call Center
PACEINGEGNERIA offre all’Ente un servizio dedicato di assistenza clienti, attivo dal lunedì al venerdì nelle fasce orarie 09:30-13:00 e 14:30-18:00, con la disponibilità di un indirizzo email dedicato.
La gestione dei rapporti con i terzi danneggiati sarà affidata ad un unico referente, responsabile dell’intero ciclo di vita del sinistro. L’esperienza consolidata nella negoziazione con le controparti rappresenta un elemento chiave per favorire la risoluzione amichevole delle controversie, evitando contenziosi e ricorsi alle Autorità, con il conseguente risparmio di costi per l’Ente. Particolare cura sarà riservata alla redazione delle comunicazioni verso i terzi, garantendo contenuti chiari e trasparenti, oltre a una motivazione comprensibile delle decisioni prese.
Modalità di contatto e rapporti con il Comune
Il Comune avrà la possibilità di contattare in qualsiasi momento dell’orario lavorativo le risorse dedicate, tramite i recapiti telefonici, fax e email forniti, ricevendo assistenza e supporto continuo. PACEINGEGNERIA si rende inoltre disponibile a partecipare a incontri periodici con i referenti dell’Ente, al fine di verificare le procedure e i protocolli di gestione dei sinistri, ottimizzando il servizio offerto.
Gestione delle Riservazioni dei Sinistri
La stima dei danni viene effettuata già al momento della presa in carico della pratica. La riservazione iniziale sarà determinata sulla base delle informazioni disponibili e della documentazione ricevuta al momento della denuncia. Il liquidatore calcolerà il prevedibile esborso economico tenendo conto di fattori quali:
- Eventuale concorso di responsabilità.
- Orientamenti giurisprudenziali.
- Possibili casi di regresso.
- Probabile evoluzione futura del danno.
- Rischio di contenzioso.
Le riserve saranno aggiornate in modo continuo e in seguito a ogni nuova informazione o risultato emerso durante l’istruttoria.
Reportistica Periodica
PACEINGEGNERIA trasmetterà trimestralmente un report dettagliato, in formato Excel, contenente i nuovi sinistri denunciati e i relativi aggiornamenti sui casi in corso. È prevista la possibilità di configurare report personalizzati, adattati alle esigenze specifiche dell’Ente, per garantire una visione chiara e completa dei dati rilevanti. Attraverso questa reportistica, l’Ente avrà a disposizione strumenti utili per una gestione efficace e un monitoraggio costante dei sinistri.
Servizi aggiuntivi:
Attività di prevenzione dei danni e fraudolenze
Sulla base delle analisi statistiche dei danni e delle relazioni, PACEINGEGNERIA supporterà il Comune nell’analisi e nella mappatura dei rischi.
L’analisi si concentrerà su:
- Analisi della frequenza e della tipologia degli eventi nel tempo.
- Studio delle dinamiche degli eventi per identificare le aree più a rischio.
- Analisi dei tempi tra l’evento e la richiesta di risarcimento per stimare i risarcimenti futuri.
- Valutazione dei danni economici, sia quelli definiti che quelli ancora in sospeso.
- Raccolta di dati utili per richiedere coperture assicurative adeguate ai fornitori e appaltatori coinvolti.
- Prevenzione delle frodi, attraverso l’incrocio dei dati sugli eventi avversi, per identificare potenziali tentativi fraudolenti.
Formazione e aggiornamento per il personale dell'Ente
PACEINGEGNERIA offre un modello gestionale che prevede un’interazione continua tra il Comune e il provider esterno specializzato, al fine di ottimizzare la valutazione, determinazione e condivisione delle attività da intraprendere per ogni pratica. Questo approccio implica la necessità di promuovere una cultura del rischio all’interno dell’Ente, identificando strumenti e soluzioni per una gestione efficace dei sinistri e la prevenzione dei rischi.
L’obiettivo è fornire un percorso formativo che aiuti il personale dell’Ente a migliorare la gestione dei rischi, con benefici concreti sia in termini di riduzione dei costi complessivi, che nel miglioramento della relazione con i cittadini e della reputazione dell’Ente.
Il piano formativo sarà concordato annualmente con il Comune e comprenderà:
- Corsi istituzionali di 4 ore ciascuno, focalizzati sulle tematiche riportate nella sezione successiva
- 140 ore di formazione online o Webinar
Destinatari: Personale tecnico e amministrativo responsabile della gestione degli eventi avversi.
Contenuti principali:
- Gestione del rischio e prevenzione dei danni.
- Normative sulla responsabilità civile.
- Aggiornamenti giuridici e giurisprudenziali.
- Approfondimenti su temi specifici, come la quantificazione del danno patrimoniale e non patrimoniale.
- Gestione dei rischi legati alla viabilità, al verde pubblico e ai danni al patrimonio dell’Ente.
Formazione a distanza per garantire la continuità dell’apprendimento, senza necessità di spostamenti, direttamente dalla postazione di lavoro per garantire una formazione continua e integrata con l’attività quotidiana del personale.